Capítulo 13 - melhoria da organização e gestão da extensão

Capítulo 13 - Melhoria da organização e gestão da extensão

M. W. Waldron, J. Vsanthakumar e S. Arulraj

Mark W. Waldron é professor de Estudos de Extensão Rural, Universidade de Guelph, Guelph, Canadá; J. Vsanthakumar é um Professor de Extensão Agrícola, Annamalai University, Índia; E S. Arulraj é um Cientista Sênior, Extensão Agrícola, Sugarcane Breeding Institute, Índia.

Gerir as pessoas de forma eficaz em programas de extensão é uma habilidade que requer planejamento e desenvolvimento constantes. Um gerente de programa de extensão pode ser definido como a pessoa que é investido com autoridade formal sobre uma organização ou uma de suas subunidades. Ele ou ela tem status que leva a várias relações interpessoais, e daí vem o acesso à informação. A informação, por sua vez, permite ao gerente conceber estratégias, tomar decisões e implementar ações (Mintzberg, 1988). A gerência está preocupada com a realização óptima de metas e objetivos organizacionais com e através de outras pessoas. Organizações de gestão de extensão são caracterizadas por muitas estratégias, amplos campos de controle, democracia e autonomia. Suas práticas de gestão não podem ser reduzidas a um conjunto padrão de diretrizes operacionais que funcionará para todas as organizações continuamente. No entanto, todos os gerentes de organizações profissionais enfrentam o mesmo desafio: gerenciar o tempo, os objetivos e os recursos para realizar tarefas e implementar idéias (Waldron, 1994).

Os gerentes de programas de extensão estão dolorosamente conscientes da necessidade de revisão e desenvolvimento dos novos conjuntos de habilidades mantidos pelos atuais alto desempenho. Se a mudança não é tratada corretamente, pode ser mais devastadora do que nunca. Alto desempenho refletem, descobrir, avaliar e agir. Eles sabem que um novo foco em conectar as cabeças, corações e mãos das pessoas em sua organização é necessária. Os administradores astutos sabem o que precisa ser feito, mas lutam com a forma de fazê-lo. Muitas vezes eles preferem considerar-se como professores ou comunicadores em vez de gerentes. Isso resulta em subutilização do crescente número de literatura sobre teoria e prática de gestão. A raiz do problema é a implementação. Eles devem aprender a motivar os outros e construir uma equipe eficiente.

Mais formalmente definida, a gestão é o processo pelo qual as pessoas, a tecnologia, as tarefas de trabalho e outros recursos são combinados e coordenados de modo a atingir com eficácia os objetivos organizacionais. Um processo ou função é um grupo de atividades relacionadas que contribuem para uma ação maior. As funções de gestão baseiam-se numa filosofia e abordagem comuns. Centram-se em torno do seguinte:

1. Desenvolver e esclarecer a missão, políticas e objetivos da agência ou organização

2. Estabelecimento de estruturas organizacionais formais e informais como meio de delegar autoridade e partilhar responsabilidades

3. Estabelecimento de prioridades e revisão e revisão dos objectivos em termos de mudança de procura

4. Manter comunicações eficazes dentro do grupo de trabalho, com outros grupos e com a comunidade maior

5. Seleção, motivação, treinamento e avaliação do pessoal

6. Garantir fundos e gerir orçamentos; Avaliar as realizações e

7. Ser responsável perante o pessoal, a empresa maior e a comunidade em geral (Waldron, 1994b).

As funções de gestão listadas acima podem ser categorizadas usando o acrônimo POSDCORB (Bonoma Slevin, 1978, de Gulick Urwick, 1959):

183; Planejamento: esboçar filosofia, política, objetivos e coisas resultantes a serem cumpridas, e as técnicas para realização

183; Organizar: estabelecer estruturas e sistemas através dos quais as actividades são organizadas, definidas e coordenadas em termos de objectivos específicos

183; Dotação de pessoal: desempenhar a função de pessoal, que inclui a selecção ea formação do pessoal e a manutenção de condições de trabalho favoráveis

183; Dirigir: tomar decisões, incorporar decisões em instruções e servir como líder da empresa

183; Coordenação: inter-relacionar as várias partes do trabalho

183; Relatórios: mantendo aqueles a quem você é responsável, incluindo pessoal e público, informado

183; Orçamento: elaboração de planos financeiros, manutenção do controle contábil e gerencial da receita e manutenção dos custos de acordo com os objetivos

O planejamento é a função de gerenciamento chave de qualquer extensionista. É o processo de determinar antecipadamente o que deve ser realizado, quando, por quem, como e a que custo. Independentemente de estar planejando prioridades de programa de longo prazo ou planejando uma reunião de duas horas, o aspecto de planejamento da administração é o maior contribuinte para o sucesso e produtividade. Dito simplesmente: "Se você não sabe para onde está indo, então não saberá quando chegou!" O planejamento é o processo de determinar as metas e objetivos da organização e fazer as provisões para sua realização. Envolve a escolha de um curso de ação de alternativas disponíveis.

O planejamento é o processo de determinar os objetivos organizacionais, desenvolver premissas sobre o ambiente atual, selecionar o curso de ação, iniciar atividades necessárias para transformar planos em ação e avaliar o resultado. Os tipos de planejamento em que os gerentes se envolvem dependerão de seu nível na organização e do tamanho e tipo da organização. Geralmente, existem quatro tipos principais de exercícios de planejamento: estratégico, tático, de contingência e de gestão. O planejamento estratégico envolve a determinação de metas organizacionais e como alcançá-las. Isso geralmente ocorre no nível de gerenciamento superior. Planejamento tático está preocupado com a implementação dos planos estratégicos e envolve gestão de nível médio e inferior. O planejamento de contingência antecipa possíveis problemas ou mudanças que podem ocorrer no futuro e se prepara para lidar com eles efetivamente à medida que surgem (Marshall, 1992). O planejamento gerencial é geralmente considerado como planejamento de micro-nível. Ajuda na combinação de recursos para cumprir os objetivos gerais da organização de extensão.

Uma avaliação de necessidades pode iniciar a necessidade de desenvolver um plano. O processo de planejamento começa com a criação de uma filosofia que consiste em declarações descrevendo os valores, crenças e atitudes da organização. Sua declaração de missão é uma proclamação de seu propósito ou razão de ser. Depois que as declarações de filosofia e missão foram estabelecidas, várias metas e objetivos são definidos. Os objetivos são geralmente declarações gerais que projetam o que deve ser realizado no futuro. Um objetivo é uma declaração concreta descrevendo uma ação específica. As políticas são guias predeterminados para a tomada de decisões; Eles estabelecem limites ou limites dentro dos quais podem ser tomadas medidas. Os gerentes estão relacionados à formação de políticas de duas maneiras. Em primeiro lugar, desempenham um papel crucial na implementação de políticas organizacionais que foram estabelecidas pela alta gerência. Segundo, eles criam políticas dentro de seus departamentos como guias para seus próprios grupos de trabalho. Os procedimentos descrevem a série de etapas a serem seguidas ao executar uma política projetada ou tomar uma determinada linha de ação. As regras são usadas para fornecer instruções finais e definitivas. Geralmente são inflexíveis.

Planejar é projetar o futuro, antecipar problemas e imaginar o sucesso. Em suma, o planejamento é essencial para quem quer sobreviver. As funções de organização, liderança, pessoal e orçamentação são meios de executar as decisões de planejamento. Todo mundo é um planejador - um planejador de refeições, de tempo de trabalho, de férias, de famílias. O planejamento formal, entretanto, distingue gerentes de não gerentes, gerentes eficazes de gerentes ineficazes. O planejamento formal obriga os gestores a pensar no futuro, a estabelecer prioridades, a encorajar a criatividade, a articular objetivos claros ea prever o futuro em termos de problemas previstos e realidades políticas.

Planejamento a longo prazo

Planejamento de longo prazo é de vital importância na medida em que centra a atenção em questões cruciais futuro que são de vital importância para a organização. Trata-se de estudar as tendências e as questões da sociedade, analisar as necessidades dos alunos actuais e antecipados e estar ciente das orientações de investigação a longo prazo e das mudanças tecnológicas. Muitos extensionistas podem pensar que tal gerenciamento está além de seu nível de autoridade, controle ou envolvimento. Eles podem achar que tal gestão é prerrogativa do diretor, vice-ministro ou presidente. No entanto, embora os altos níveis de gestão devem ser envolvidos, aqueles que implementam os objectivos resultantes de longo prazo planejamento também devem estar envolvidos.

Plano estratégico

Planejamento estratégico foi definido como o que tem a ver com a determinação dos objetivos básicos de uma organização e alocação de recursos para a sua realização. Uma estratégia determina a direção na qual uma organização precisa se mover para cumprir sua missão. Um plano estratégico funciona como um roteiro para a realização da estratégia e alcançar resultados a longo prazo. Ocasionalmente, existe uma grande lacuna entre o plano estratégico e os resultados reais. Para impulsionar o desempenho organizacional, as pessoas devem ser uma parte fundamental da estratégia. Uma organização mais forte, capaz e eficiente pode surgir definindo como seus membros podem apoiar a estratégia global (Figura 1).

O planejamento estratégico é diferente do planejamento de longo prazo. O planejamento de longo prazo se baseia nas metas e práticas atuais e propõe modificações para o futuro. O planejamento estratégico, entretanto, considera mudanças ou mudanças antecipadas no ambiente que sugerem movimentos mais radicais longe das práticas atuais. Ao fazer o planejamento estratégico, a organização deve enfatizar o planejamento da equipe. Ao envolver os afetados pelo plano, o gerente constrói uma organização ampla compreensão e compromisso com o plano estratégico (Flemming, 1989). Os elementos dos planos estratégicos incluem:

183; Declaração de missão da organização - O que

183; Análise estratégica - Porquê

183; Formulação estratégica - Onde

183; Implementação de objectivos a longo prazo - Quando e como

183; Planos operacionais - quando e como

As mudanças são essenciais para melhor posicionar a organização de extensão e se concentrar nas necessidades dos clientes e avançar nos programas de desenvolvimento rural e sustentabilidade. A força e a resiliência da população rural tradicional e da população agrícola e a tendência para uma sociedade descentralizada com cada vez mais urbanos que se deslocam para o país sugerem que as comunidades rurais bem-sucedidas dependerão da capacidade de mudança, adaptação e trabalho para um futuro melhor . Na década de 1990, facilitar a participação dos agricultores é uma atividade de extensão importante (Chambers, 1993). A reorganização fornece um quadro para o compromisso a longo prazo com o desenvolvimento rural. Organizações e subunidades estão sendo encorajadas a colocar equipes de trabalho no lugar para garantir que cada setor integre pessoal e serviços em uma unidade de negócios coesa e focada. Considera-se que a consulta e a participação são essenciais para o êxito do desenvolvimento e implementação das metas e objetivos da organização. Cada equipe de trabalho é convidada a desenvolver um processo eficaz para a discussão dos principais desafios e oportunidades que a organização enfrenta, se possível, ao longo da próxima década. Os planos estratégicos atualizados são então desenvolvidos. Esses planos formam a estrutura para concentrar recursos organizacionais nas áreas mais estratégicas usando uma abordagem gradual. Os planos atualizados são então implementados por equipes de trabalho em todos os níveis de gerenciamento. Os objetivos da equipe de trabalho incluem:

1. Envolver todos os níveis do pessoal em consulta

2. Conceber e implementar um processo para desenvolver metas e objetivos para a organização e unidade; Um processo estratégico para os próximos cinco a dez anos

3. Definir e clarificar estruturas organizacionais e identificar funções, clientes e modelos de prestação de serviços

4. Identificar as mudanças e as abordagens escalonadas necessárias para passar da situação atual para o que será necessário nos próximos três a cinco anos

5. Identificar e recomendar prioridades para o desenvolvimento de políticas e programas

6. Incorporação de metas para redução de despesas, melhoria da qualidade do serviço, gestão da força de trabalho, prestação de contas, tecnologia e melhoria dos processos de negócios.

7. Indicar a data de início ea primeira data do relatório

Figura 1. Modelo de planejamento estratégico (Fonte: OMAD Strategic Planning Factsheet, 1991).

Planejamento Gerencial

Se planejamento de longo prazo pode ser ligado a "macro", então o planejamento gerencial pode ser ligado a "micro". O planejamento gerencial é a implementação do plano estratégico; É a combinação de recursos para cumprir os objetivos gerais e as missões da organização. O planejamento gerencial concentra-se na atividade de uma unidade específica e envolve o que precisa ser feito, por quem, quando e a que custo. O processo de planejamento estratégico serve como um guarda-chuva sobre o processo de planejamento de gestão que lida com o seguinte:

1. Estabelecimento de metas e objetivos individuais

2. Previsão de resultados e problemas potenciais

3. Desenvolver alternativas, selecionar alternativas e estabelecer prioridades

4. Desenvolvimento de orçamentos associados

5. Estabelecendo entradas de pessoal

6. Estabelecer políticas específicas relacionadas à unidade

7. Alocação de recursos físicos